Vamos planejar ???

Sim, vamos planejar! Começando pelos levantamentos dos projetos a serem executados, estudo de prazo da obra, estudos financeiros... E assim vamos montando nosso Cronograma.

E então você me pergunta: Planejar o quê? Pra quê? O que é Planejamento? O que é Cronograma?! Não se preocupe, aos poucos vamos desvendando esses mistérios nada misteriosos e muito menos um bicho de 7 cabeças.

1 - Diretrizes

Assim como em qualquer profissão, com o planejador não seria diferente, temos normas e regras a seguir, atualmente as mais habituais são: ISO 10006 - Gestão da qualidade - Diretrizes para a qualidade no gerenciamento de projetos e Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK), considerada como referência básica de gerenciamento de projetos segundo o Project Management Institute (PMI), mais um guia do que metodologia a ser seguida. Para conhecer um pouco mais entre no site www.pmi.org.

2 - Definindo PROJETO.

Antes de entendermos o que é Planejamento, devemos compreender o que é um projeto. Antes de encarar as obras, assim como muitas pessoas, eu entendia que projeto era apenas o croqui com um objetivo ( um desconto pra mim galera, eu tinha recém feito 18 anos!). Mas então vamos lá.

- Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. A sua natureza temporária indica um início e um término definidos. O término é alcançado quando os objetivos tiverem sido atingidos ou quando se concluir que esses objetivos não serão ou não poderão ser atingidos e o projeto for encerrado, ou quando o mesmo que não for mais necessário.
Cada projeto cria um produto, serviço ou resultado exclusivo. Embora elementos repetitivos possam estar presentes em algumas entregas do projeto, essa repetição não muda na singularidade fundamental do trabalho do projeto. Por exemplo, prédios de escritórios são construídos com materiais idênticos ou similares ou pela mesma equipe, mas cada um é exclusivo - com diferentes projetos, circunstâncias, fornecedores, etc.
Os projetos são empreendidos em todos os níveis organizacionais, pode envolver uma única pessoa, uma única ou múltiplas unidades organizacionais.

3 - O que é GERENCIAMENTO DE PROJETO.

O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. O gerenciamento de projetos é realizado através da aplicação e integração apropriadas dos 42 processos agrupados logicamente abrangendo os 5 grupos. Os 5 grupos de processo são:

• Iniciação;
• Planejamento;
• Execução;
• Monitoramento e controle e 
• Encerramento.

Devido ao potencial de mudança, o plano de gerenciamento do projeto é iterativo e passa por uma elaboração progressiva no decorrer do ciclo de vida do projeto. A elaboração progressiva envolve melhoria contínua e detalhamento de um plano conforme informações mais detalhadas e específicas e estimativas mais exatas tornam-se disponíveis. Isto é, conforme o projeto evolui, a equipe de gerenciamento poderá gerenciar com um nível maior de detalhes.

4 - Papel de um GERENTE DE PROJETOS.

O gerente de projetos é a pessoa designada pela organização executora para atingir os objetivos do projeto.

5 - Ciclo de vida do projeto

• Início do projeto;
• Organização e preparação;
• Execução do trabalho do projeto e 
• Encerramento do projeto.

6 - Stakeholders (PARTES INTERESSADAS)

As partes interessadas são pessoas ou organizações ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados pela execução ou término do projeto. Elas também podem exercer influência sobre o projeto, suas entregas e sobre os membros da equipe do projeto. A equipe do gerenciamento precisa identificar as partes interessadas, tanto internas quanto externas, a fim de determinar os requisitos e as expectativas em relação ao projeto de todas as partes envolvidas. Além disso, o gerente do processo precisa gerenciar a influência das várias partes interessadas em relação aos requisitos do projeto para garantir um  resultado bem-sucedido.

Estes vão desde os clientes, engenheiros, pedreiros, fornecedores e quem mais estiver no processo de produção.

7 - Processos de iniciação do projeto

• Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto: Documento que formalmente autoriza o início de um projeto.
• Identificar as partes interessadas: Processo de identificação de todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto.

8 - Processos de planejamento do projeto

• Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto: É o processo de documentação das ações necessárias para definir, preparar, integrar e coordenar todos os planos auxiliares.Torna-se a fonte principal de informações sobre como o mesmo será planejado, executado, monitorado, controlado e encerrado.
• Coletar os requisitos: É o processo de definir e documentar as necessidades das partes interessadas para alcançar os objetivos do projeto.
• Definir o escopo: é o processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto.
• Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP): É o processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e de gerenciamento mais fácil.
• Definir as atividades: É o processo de identificação das ações específicas a serem realizadas para produzir as entregas do projeto.
• Sequenciar as atividades: É o processo de identificação e documentação dos relacionamentos entre as atividades do projeto.
• Estimar os recursos das atividades: É o processo de estimativa dos tipos e quantidades de material, pessoas, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar cada atividade.
• Estimar as durações das atividades: É o processo de estimativa do número de períodos de trabalho que serão necessários para executar atividades específicas com os recursos estimados. 
• Desenvolver o cronograma: É o processo de análise de sequências das atividades, suas durações, recursos necessários e restrições, visando criar o cronograma do projeto.
• Estimar os custos: É o processo de desenvolvimento de uma estimativa dos recursos monetários necessários para executar as atividades do projeto.
• Determinar o orçamento: É o processo de agregação dos custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos autorizada.
• Planejar a qualidade: É o processo de identificação dos requisitos e/ou padrões de qualidade do projeto e do produto, além da documentação de como o projeto atingirá a conformidade.
• Desenvolver o Plano de Recursos Humanos: É o processo de identificação e documentação de papéis, responsabilidades, habilidades necessárias e relações hierárquicas do projeto, além da criação de um plano de gerenciamento de pessoal.
• Planejar as comunicações: É o processo de determinação das necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definição de uma abordagem de comunicação.
• Planejar o gerenciamento de riscos: É o processo de definição de como conduzir as atividades de gerenciamento de riscos de um projeto.
• Identificar os riscos: É o processo de determinação dos riscos que podem afetar o projeto e de documentação de suas características.
• Realizar a análise qualitativa de riscos: É o processo de priorização de riscos para análise ou ação adicional através da avaliação e combinação de sua probabilidade de ocorrência e impacto.
• Realizar a análise quantitativa de riscos: É o processo de analisar numericamente o efeito dos riscos identificados nos objetivos gerais do projeto.
• Planejar respostas a riscos: É o processo de desenvolvimento de opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto.
• Planejar as aquisições: É o processo de documentação das decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial.

9 - Processos de execução do projeto

• Orientar e gerenciar a execução do projeto: É o processo de realização do trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para atingir os objetivos do mesmo.
• Realizar a garantia da qualidade: É o processo de auditoria dos requisitos de qualidade e dos resultados das medições de controle de qualidade para garantir que sejam usados os padrões de qualidade e definições operacionais apropriados.
• Mobilizar a equipe do projeto: É o processo de confirmação da disponibilidade dos recursos humanos e obtenção da equipe necessária para terminar as designações do projeto.
• Desenvolver a equipe do projeto: É o processo de melhoria de competências, da interação da equipe e do ambiente global da equipe para aprimorar o desempenho do projeto.
• Gerenciar a equipe do projeto: É o processo de acompanhar o desempenho dos membros da equipe, fornecer feedback, resolver questões e gerenciar mudanças para otimizar o desempenho do projeto.
• Distribuir informações: É o processo de colocar as informações relevantes à disposição das partes interessadas no projeto conforme planejado.
• Gerenciar as expectativas das partes interessadas: É o processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e resolver as questões à medida que ocorrerem.
• Realizar aquisições: É o processo de obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato.

10 - Processos de Monitoramento e Controle.

• Monitorar e controlar o trabalho do projeto: É o processo de acompanhamento, avaliação e regulação do progresso para atender aos objetivos de desempenho definidos no plano de gerenciamento do projeto. O monitoramento inclui relatórios de status, medições do progresso e previsões. Os relatórios de desempenho fornecem informações sobre o desempenho do projeto com relação a escopo, cronograma, custo, recursos, qualidade e risco, que podem ser usadas como entradas para outros processos. 
• Realizar o controle integrado de mudanças: É o processo de avaliação de todas as solicitações de mudanças, aprovação de mudanças e gerenciamento das mesmas em entregas, ativos de processos organizacionais, documentos e plano de gerenciamento do projeto.
• Verificar o escopo: É o processo de formalização de aceitação das entregas terminadas do projeto.
• Controlar o escopo: É o processo de monitoramento do andamento do escopo do projeto e do produto e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do escopo.
• Controlar o cronograma: É o processo de monitoramento do andamento do projeto para atualização do seu progresso e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do cronograma.
• Controlar os custos: É o processo de monitoramento do andamento do projeto para atualização do seu orçamento e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base dos custos.
• Realizar o controle da qualidade: É o processo de monitoramento e registro dos resultados da execução das atividades de qualidade para avaliar o desempenho e recomendar as mudanças necessárias.
• Reportar o desempenho: É o processo de coleta e distribuição de informações sobre o desempenho, inclusive relatórios de andamento, medições do progresso e previsões.
• Monitorar e controlar os riscos: É o processo de implementação de planos de respostas aos riscos, acompanhamento de novos riscos e avaliação do processo de risco durante todo o projeto.
• Administrar as aquisições: É o processo de gerenciamento dos relacionamentos das aquisições e monitoramento dos desempenhos dos contratos, fazendo mudanças e correções conforme necessário.

11 - Processos de Encerramento do projeto.

• Encerrar o projeto ou a fase: É o processo de finalização de todas as atividades de todos os grupos de processos de gerenciamento para terminar formalmente o projeto ou a fase.
• Encerrar as aquisições: É o processo de finalizar cada aquisição do projeto.

12 - Gerenciamento do escopo do projeto

• Coletar os requisitos: O processo de definição e documentação das necessidades das partes interessadas para alcançar os objetivos do projeto.
• Definir o escopo: O processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto.
• Criar a EAP: O processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis.
• Verificar o escopo: O processo de formalização da aceitação das entregas terminadas do projeto.
• Controlar o escopo: O processo de monitoramento do progresso do escopo do projeto e escopo do produto e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do escopo.

O QUE É ESCOPO? Existe dois tipos:

• Escopo do produto: As características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado.
• Escopo do projeto: O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas.

13 - Definindo o escopo

Definir o escopo é o processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto. A preparação detalhada da declaração do escopo é crítica para o sucesso e baseia-se nas entregas principais, premissas e restrições que são documentadas durante a iniciação do projeto.


14 - Criando a EAP (Estrutura Analítica do Projeto)

Criar a EAP é o processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e de gerenciamento mais fácil. A estrutura analítica do projeto é uma decomposição hierárquica orientada às entregas do trabalho a ser executado pela equipe para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas requisitadas, sendo que cada nível descendente da EAP representa uma definição gradualmente mais detalhada da definição do trabalho do projeto.

15 - Verificando o escopo

É o processo de formalização da aceitação das entregas concluídas do projeto. Inclui a revisão das entregas com o cliente ou patrocinador para assegurar que foram concluídas satisfatoriamente e obter deles a aceitação formal das mesmas. A verificação do escopo difere do controle de qualidade pois está interessada principalmente na aceitação das entregas, enquanto que o segundo se interessa com a precisão das mesmas e o alcance dos requisitos de qualidade especificados para elas. O controle de qualidade é normalmente feito antes da verificação do escopo, mas os dois processos podem ser executados paralelamente.

16 - Controlando o escopo

É o processo de monitoramento do andamento do escopo do projeto e do produto e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do escopo. O controle do escopo do projeto assegura que todas as mudanças solicitadas e ações corretivas ou preventivas são processadas através do processo de realizar o controle integrado de mudanças. O controle do escopo do projeto é usado também para gerenciar as mudanças reais quando essas ocorrem e é integrado aos outros processos de controle.



17 - Gerenciamento do tempo do projeto

O gerenciamento do tempo do projeto inclui os processos necessários para gerenciar o término pontual do projeto.

• Definir as atividades: O processo de identificação das ações específicas a serem realizadas para produzir as entregas do projeto.
• Sequenciar as atividades: O processo de identificação e documentação dos relacionamentos entre as atividades do projeto.
• Estimar os recursos da atividade: O processo de estimativa dos tipos e quantidades de material, pessoas, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar cada atividade.
• Estimar as durações da atividade: O processo de estimativa do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar atividades específicas com os recursos estimados. 
• Desenvolver o cronograma: O processo de análise das sequências das atividades, suas durações, recursos necessários e restrições do cronograma visando criar o cronograma do projeto.
• Controlar o cronograma: O processo de monitoramento do andamento do projeto para atualização do seu progresso e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do cronograma.

18 - Gerenciamento dos custos do projeto

O gerenciamento dos custos inclui os processos envolvidos em estimativas, orçamentos e controle dos custos, de modo que o projeto possa ser terminado dentro do orçamento aprovado.

• Estimar os custos: O processo de desenvolvimento de uma estimativa de custos dos recursos monetários necessários para terminar as atividades do projeto.
• Determinar o orçamento: O processo de agregação dos custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base autorizada dos custos. 
• Controlar os custos: O processo de monitoramento do andamento do projeto para atualização do seu orçamento e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base dos custos.

19 - Gerenciamento da qualidade do projeto

O gerenciamento da qualidade do projeto inclui os processos e as atividades da organização executora que determinam as políticas de qualidade, os objetivos e as responsabilidades, de modo que o projeto satisfaça às necessidades para as quais foi empreendido. Implementa o sistema de gerenciamento da qualidade por meio de políticas e procedimentos com atividades de melhoria contínua de processos realizadas durante todo o projeto, conforme apropriado.

• Planejar a qualidade: O processo de identificar os requisitos e padrões de qualidade do projeto e do produto, bem como documentar de que modo o projeto demonstrará a conformidade.
• Realizar a garantia da qualidade: O processo de auditoria dos requisitos de qualidade e dos resultados das medições de controle de qualidade para garantir que sejam usados os padrões de qualidade e as definições operacionais apropriadas.
• Realizar o controle da qualidade: O processo de monitoramento e registro da execução das atividades de qualidade para avaliar o desempenho e recomendar as mudanças necessárias.

20 - Gerenciamento dos recursos humanos do projeto

O gerenciamento dos recursos humanos do projeto inclui os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto. A equipe do projeto consiste nas pessoas com papéis e responsabilidades designadas para a conclusão do projeto. O tipo e o número de membros da equipe do projeto podem mudar com frequência ao longo do projeto. Os membros da equipe do projeto também podem ser referidos como pessoal do projeto. Embora os papéis e responsabilidades específicas para os membros da equipe do projeto sejam designadas, o envolvimento de todos os membros da equipe no planejamento do projeto e na tomada de decisões pode ser benéfico. O envolvimento e a participação dos membros da equipe desde o início agrega seus conhecimentos durante o processo de planejamento e fortalece o compromisso com o projeto.

• Desenvolver o plano de recursos humanos: O processo de identificação e documentação de funções, responsabilidades, habilidades necessárias e relações hierárquicas do projeto, além da criação de um plano de gerenciamento do pessoal.
• Mobilizar a equipe do projeto: O processo de confirmação da disponibilidade dos recursos humanos e obtenção da equipe necessária para concluir as designações do projeto.
• Gerenciar a equipe do projeto: O processo de acompanhar o desempenho de membros da equipe, fornecer feedback, resolver questões e gerenciar mudanças para otimizar o desempenho do projeto.

21 - Gerenciamento das comunicações do projeto

O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada. Os gerentes de projetos gastam a maior parte do seu tempo se comunicando com os membros da equipe e outras partes interessadas do projeto, quer sejam internas (em todos os níveis da organização) ou externas à organização. Uma comunicação eficaz cria uma ponte entre as diversas partes interessadas envolvidas no projeto, conectando vários ambientes culturais e organizacionais, diferentes níveis de conhecimento, e diversas perspectivas e interesses na execução ou nos resultados do projeto.

• Identificar as partes interessadas: O processo de identificação de todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto e de documentação das informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto.
• Planejar as comunicações: O processo de determinação das necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definição de uma abordagem de comunicação.
• Distribuir informações: O processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado.
• Gerenciar as expectativas das partes interessadas: O processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem.
• Reportar o desempenho: O processo de coleta e distribuição de informações sobre o desempenho, incluindo relatórios de andamento, medições do progresso e previsões.

22 - Gerenciamento dos riscos do projeto

O gerenciamento dos riscos do projeto inclui os processos de planejamento, identificação, análise, planejamento de respostas, monitoramento e controle de riscos de um projeto. Os objetivos do gerenciamento dos riscos são aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos e reduzir a probabilidade e o impacto dos eventos negativos no projeto.

• Planejar o gerenciamento dos riscos: O processo de definição de como conduzir as atividades de gerenciamento dos riscos de um projeto.
• Identificar os riscos: O processo de determinação dos riscos que podem afetar o projeto e de documentação de suas características. 
• Realizar a análise qualitativa dos riscos: O processo de priorização dos riscos para análise ou ação adicional através da avaliação e combinação de sua probabilidade de ocorrência e impacto.
• Realizar a análise quantitativa dos riscos: O processo de analisar numericamente o efeito dos riscos identificados, nos objetivos gerais do projeto.
• Planejar as respostas aos riscos: O processo de desenvolvimento de opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto.
• Monitorar e controlar os riscos: O processo de implementação de planos de respostas aos riscos, acompanhamento dos riscos identificados, monitoramento dos riscos residuais, identificação de novos riscos e avaliação da eficácia dos processos de tratamento dos riscos durante todo o projeto.

23 - Gerenciamento das aquisições do projeto

O gerenciamento das aquisições do projeto inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto. A organização pode ser tanto o comprador como o vendedor dos produtos, serviços ou resultados de um projeto.

O gerenciamento das aquisições do projeto abrange os processos de gerenciamento de contratos e controle de mudanças que são necessários para desenvolver e administrar contratos ou pedidos de compra emitidos por membros autorizados da equipe do projeto. Abrange também a administração de todos os contratos emitidos por uma organização externa (o comprador) que está adquirindo o projeto da organização executora (o fornecedor) e a administração das obrigações contratuais atribuídas à equipe do projeto pelo contrato.

• Planejar as aquisições: O processo de documentação das decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial.
• Realizar as aquisições: O processo de obtenção de respostas aos fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato.
• Administrar as aquisições: O processo de gerenciamento das relações de aquisição, monitorando o desempenho do contrato e realização de mudanças e correções conforme necessário.
• Encerrar as aquisições: O processo de finalizar todas as aquisições do projeto.

E encerramos por aqui. Bom galera, quero deixar claro que este é apenas um resumo geral do Guia PMBOK, este na íntegra é bem mais complexo. E assim como qualquer outra atividade, a experiência é alma do negócio. Conhecimento nunca é demais. Eu recomendo um curso básico e rápido da FGV, este é grátis e online. Segue abaixo o Link para mais informações. 

Gerenciamento do Escopo do Projeto - Carga horária: 5 Horas

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FGV - Gerenciamento do Escopo do Projeto

Att,

Joyce Paduan